Autenticidad de documentos archivísticos digitales: análisis de un proceso de permisos y licencias

Marcelo Lopes Kroth, Daniel Flores

Resumen


Objetivo. Presenta un análisis de las cuestiones relacionadas con la presunción de autenticidad de los documentos nato digitales, utilizando el proceso de permisos y licencias producido en la Universidad Federal de Santa Maria como un estudio de caso.

Método. La investigación tuvo como base la metodologia utilizada en el proyecto InterPARES. Se analizaron los contextos jurídicos y administrativos de origen, procedimientos, documentación y tecnología, teniendo en cuenta la Resolución n° 37 de 19 de diciembre de 2012 del Consejo Nacional de Archivos de Brasil, dónde se aprueban las Directrices para la Presunción de Autenticidad de documentos archivísticos.

Resultados. El caso analizado es un sistema informático utilizado en el proceso de permisos y licencias de los maestros y el personal técnico y administrativo en la educación. Más de trece mil casos se han producido exclusivamente en los medios digitales ya que el sistema entró en funcionamiento a finales de 2012.

Conclusiones. La informatización ha contribuido a la transparencia activa, de acuerdo con la Ley n° 12527/2011 y también redujo la marcha del tiempo de todo el workflow, pero la falta de cumplimiento de algunos requisitos de gestión de documentos y preservación digital que recae sobre los documentos nato digitales puede generar incertidumbre sobre el proceso de autenticidad, así como el riesgo de perder parte de la memoria de la universidad a largo plazo.


Palabras clave


Autenticidad; Documentos digitales; Gestión de documentos; Preservación digital; Universidade Federal de Santa Maria

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DOI: https://doi.org/10.5195/biblios.2018.361

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